De Lupabox van Stichting GreenBee (casus)
Als beheerder of bestuurder van een stichting, weet je hoe belangrijk het is dat je financiële rapportages aansluiten op je begrotingen. Want je moet je uitgaven kunnen verantwoorden aan de hand van je (geraamde) inkomsten. De Lupabox komt stichtingen tegemoet in het matchen van inkomsten en uitgaven. We leggen hier aan de hand van een casus uit hoe.
Stichting GreenBee
In 2021 besloten Frank en Irene dat zij zich in wilden zetten om binnenruimtes van basisscholen te vergroenen. Ze richtten daartoe een stichting op: met stichting GreenBee ontwikkelden zij een onderwijsprogramma waarbij leerlingen planten krijgen en leren verzorgen. Zoals gebruikelijk bij een stichting, hadden ook Frank en Irene hier financiële middelen voor nodig.
Helder inzicht
Om fondsen te kunnen werven, is een goed financieel plan nodig. Frank en Irene klopten daarvoor aan bij Lupacompany. Met één van onze boekhouders stelden zij een begroting op. Deze benadrukte dat het essentieel is in de administratie van een stichting, dat de vorm van de begroting gelijk is aan die van de financiële rapportages. Als stichting geldt immers de stelregel dat je al je uitgaven moet kunnen verantwoorden aan de hand van de begroting op basis waarvan financiering is ontvangen. Gechargeerd; als je een tientje hebt ontvangen voor twee pakken koffie, dan wil de verstrekker terug kunnen zien dat je geen nieuwe fietslamp hebt gekocht van zijn geld. Je moet -kortom- zowel intern als naar bijvoorbeeld subsidiënten, helder inzicht kunnen verschaffen in inkomsten en uitgaven.
Financiën matchen
Om deze financiële matchmaking makkelijk te maken, en de administratie van Stichting GreenBee overzichtelijk samen te brengen, maken Frank en Irene gebruik van de Lupabox. Alle facturen die de stichting binnenkrijgt en verstuurt, worden -door deze door te mailen naar de Lupabox- in één administratie samengebracht. Nadat de facturen binnen zijn gekomen in de inbox van de Lupabox, maken Frank en Irene gebruik van de mogelijkheid om de post(en) op de factuur direct te koppelen aan de begroting: Door een grootboeknummer (zie kader) toe te kennen aan de betaling op de factuur, dat gelijk is aan het grootboeknummer voor dezelfde rubriek in de begroting, worden uitgaven en inkomsten aan elkaar gekoppeld en is verantwoording gemakkelijker. Daarbij maken Frank en Irene gebruik van de mogelijkheid om in de Lupabox toe te lichten bij welk project hun inkomsten en uitgaven horen.
Verwerken van betalingen
Nadat de Frank en Irene de juiste kenmerken hebben toegevoegd aan de factuur in de Lupabox, kunnen zij de factuur aan elkaar toekennen. Zo kunnen Frank en Irene met elkaar communiceren binnen de box als er vragen of opmerkingen zijn bij een factuur, voordat deze naar de boekhouder gaat. Als facturen verwerkt zijn binnen de administratie van de stichting, wordt deze door de gebruiker in de Lupabox toegekend aan de boekhouder. Heeft deze nog vragen? Dan koppelt hij of zij dat terug naar de gebruiker. Als niet, dan archiveert de boekhouder de factuur.
Lupabox voor stichtingen
De Lupabox helpt stichtingen om begrotingen en financiële verslagen op een eenvoudige, veilige en overzichtelijke manier intern inzichtelijk te maken en correct overdraagbaar op te stellen voor externe partijen. Zo houdt stichting GreenBee inkomsten en uitgaven beter in balans en vergemakkelijkt de Lupabox het voor hen om begrotingen op te stellen en kostenplaatjes te verantwoorden.
Grootboekrekeningen, hoe zat het ook alweer?
Een grootboeknummer is een getal dat de categorie van een serie uitgaven/inkomsten duidt. Denk bijvoorbeeld aan ‘inkoop kantoorartikelen’, ‘reiskosten’, ‘huisvestingskosten’, ‘inkomsten sponsoren’ of ‘representatiekosten’. Deze nummers van categorieën moeten overeenkomen in begrotingen en financiële verslagen: als het grootboeknummer voor inkoop kantoorartikelen 0502 is, dan moeten begrote kantoorartikelen onder dit nummer terug te vinden zijn in de begroting, en kosten die hiervoor gemaakt zijn onder hetzelfde getal gecategoriseerd zijn in financiële verslagen/balansen.
Zo verwachtte de stichting GreenBee bijvoorbeeld dat zij in 2022 voor €1.500 kantoorartikelen aan zou schaffen. Toen Frank online printpapier, een nietmachine en enveloppen bestelde, voegde hij de factuur hiervoor toe aan de Lupabox en gaf hieraan het grootboeknummer voor kantoorartikelen. Op de grootboekrekening is nu duidelijk dat de kosten voor de factuur matchen met de post kantoorartikelen op de begroting.
Tot slot
Het zelf toekennen van grootboeknummers aan facturen in de Lupabox is altijd optioneel. De boekhouder kan dit ook voor je doen. Vooral voor stichtingen kan het -om bovengenoemde redenen- wenselijk zijn deze stap zelf op te nemen. Maak je gebruik van de Lupabox en wil je meer weten over het gebruik van grootboeknummers in de box? Neem dan contact op met je boekhouder. Maak je nog geen gebruik van de Lupabox en heb je interesse in deze dienst? Lees hier in onze handleiding hoe de Lupabox werkt, of neem vrijblijvend contact met ons op. We vertellen je graag meer over de mogelijkheden voor jouw organisatie.